Genel Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğü
1) Kuruluşa gelen fiziksel evrakların, Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi’nden (KEP) gelen tüm evrakların kontrolünün yapılmasını, kayıt altına alınmasını ve ilgili birimlere havalesini gerçekleştirmek.
2) İhalelere ilişkin teklif zarflarının mevzuatlarına uygun olarak kayıtlarının yapılmasını ve gerekli tutanakların tutulmasını ve ilgili komisyonlara teslim edilmesini sağlamak.
3) Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi (KEP) üzerinden Kuruluş dışına gidecek belgelerin gönderilmesini sağlamak.
4) Kuruluş dışına giden fiziki evrakların (Normal Mektup, İadeli, Taahhütlü, APS, Kargo) postalama ve kargo iş ve işlemlerini yürütmek.
5) İdarece, Müdürlüğümüz görev alanına giren konularda hukuki görüş, bilgi ve belge istenildiğinde gereğini yerine getirmek.
6) Gizlilik derecesine göre gelen ve giden evrakların yönetmeliklere uygun muhafazasına ilişkin tedbirleri almak, uygulamak, izlemek ve denetlemek.
7) Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluğu kapsamında gelen ve giden evrakları defter ve bilgisayar ortamında kayıt altına alınmasını, her türlü yazışma ve dosyalama işlerinin yapılmasını sağlamak.
8) Şube Müdürlüğünün brifinglerinin, faaliyet raporlarının, performans programının, stratejik planın, ödeme emri belgelerinin, harcama talimatlarının, bütçe ve kadro tekliflerinin hazırlanmasını ve kontrolünü sağlamak.
9) Kuruluşun arşiv hizmetlerini Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik hükümlerine göre iş ve işlemlerin yerine getirilmesini sağlamak.
10) İmhasına karar verilen evrakların veya dosyaların Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’ndan lisans almış firmalara teslim edilmesini sağlamak.
11) Yıl içindeki arşiv faaliyet bilgilerinin Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu düzenlenerek her yılın ocak ayında Devlet Arşivleri Başkanlığı’na gönderilmesini sağlamak.
12) Gerektiğinde birimlerin talepleri doğrultusunda yıl sonlarında Kuruluşun ana faaliyet alanı ile ilgili Standart Dosya Planıyla ilgili güncelleme işlemini yaparak Devlet Arşivleri Başkanlığı’ndan onay almak.
13) Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilecek malzemenin ayrılması ve Arşiv Malzemesi Devir- Teslimi için tutanak düzenleterek teslim işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
14) Şube Müdürlüğüne ait İç Denetim Birimi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütmesini ve ayrıca iç ve dış denetim birimleri tarafından yapılacak olan denetlemelere ait bilgi ve belgelerin hazırlanması ve cevap niteliğinde rapor ve tabloların hazırlanmasını sağlamak.
15) Müdürlük personelinin iş dağılımını, izin, rapor ve özlük hakları ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesini sağlamak.
16) Eğitim, konferans ve seminerlere katılmak ve personelin katılımını sağlamak.
17) Kuruluşun teşkilat yapısında meydana gelen değişikliklerde İdari Birim Kodlarını DETSİS’de güncellemek veya İdari Birim Kodu alınmasını sağlamak.
18) Kuruluşun teşkilat yapısında iletişim bilgilerinde değişiklik meydana gelmesi durumunda DETSİS’de iletişim bilgilerini güncellemek.
19) Müdürlüğün ihtiyacı olan büro sarf ve kırtasiye malzemelerinin programlı bir şekilde alınmasını ve ekonomik kullanımını sağlamak.
20) Elektronik Belge Yönetim Sisteminde (EBYS) İç Genelge numarası alınamayan hallerde İç Genelge numarası vermek.
21) Daire Başkanı tarafından mevzuatlar çerçevesinde verilecek diğer iş ve işlemleri yapmaktır.
