Genel Evrak ve Arşiv Şube Müdürlüğünün Görev ve Yetkileri

Genel Evrak Şefliği

• Kuruma gelen tüm evrakların bilgisayar ve defter kayıtlarını yapmak, bu evrakları ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek,
• Kurum dışına gidecek evrakların postalama işlemlerini yapmak,
• İhalelerle ilgili teklif zarflarını mevzuatlara uygun olarak kayıtlarını yaparak, gerekli tutanakları tutarak komisyonlara teslim etmek,
• Posta ücretleri ve Şube Müdürlüğüne ait harcama ve ödeme emirlerini düzenlemek,
• Müdürlüğünün görev ve yetkileri kapsamında gelen ve giden evrakları defter ve bilgisayar ortamında kayıt altına almak, her türlü yazışma, puantaj, dosyalama ve arşivleme işlerini yapmak,
• Genelge, tebliğ ve duyuruların müdürlük personeline bildirimi yapmak,
• Gizlilik dereceli evrak için mevzuatına uygun tedbirleri almak, uygulamak ve izlemek,
• Müdürlüğün gereksinimi olan büro sarf gereçlerinin programlı bir şekilde alınmasını ve ekonomik kullanımını sağlamak,
• Müdürlük personelinin özlük işlemleriyle ilgili dosyaları tutmak, günlük devam izlenimlerini takip etmek,
• Müdürlüğe bağlı şefliklerin ortak görevlerinde koordinasyon görevini yerine getirmek,
• Müdürlüğün faaliyet raporlarını, stratejik planını, bütçe ve kadro tekliflerini hazırlamak,
• Müdürlüğün brifing raporunu hazırlamak ve üçer aylık dönemler halinde güncellenmesini yapmak,

Arşiv Şefliği

• Kurum arşivine devredilecek arşivlik malzemenin uygunluk kontrolünü yapmak, varsa eksiklerini Devlet Arşivler Yönetmeliğine göre tamamlatmak,
• Kurum arşivinde ayıklama ve imha çalışmalarını Devlet Arşivler Yönetmeliği hükümlerine göre yapmak, kurum arşivinde muhafazasına lüzum görülmeyen ve ayıklama işlemine tutulacak evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılacak kesin tasnif, dosya ve kutu guruplarını hazırlamak.
• Ayıklama ve imha işlemlerine müteakip, kurum arşivine devredilen malzemenin  “damgalama” işlemini Yönetmelik hükümleri doğrultusunda yapmak,
• Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin ve arşiv malzemesinin kullanılmasını kolaylaştırmak ve üzerinde tasarrufta bulunabilmesini sağlamak ve hazırlatmak,
• Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyasının CD, disket veya benzeri kayıt ortamlarına aktararak, muhafazasını sağlamak,
• Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecek malzemenin ayrılması ve Arşiv Malzemesi Devir- Teslim ve Envanter formunu düzenleyerek, teslim işlemlerini yapmak,
• Muhafazasına lüzum kalmayan ve imha edilecek malzeme ayıklama ve imha komisyonlarının kurulmasını sağlamak,
• İmha işlemine tabi tutulmayacak malzemenin tespitini yönetmelik hükümlerine göre yapmak,
• İmhası yapılan evrakların ve dosyaların imha listeleri ile tutanaklarını denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle arşivde saklamak,
• Yıl içindeki arşiv faaliyetleri ile ilgili bilgileri “ Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu” ile müteakip takvim yılının ocak ayında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne göndermek,
• Yıl sonlarında Kuruluşumuz dosya planıyla ilgili güncelleme işlerini yapmak,
• Yıl sonlarında Kurum dosya planını birimlerden gelen talepler doğrultusunda güncelleştirmek,
• Kuruluşumuz idari birim kodlarının değişmesi halinde yürürlükteki mevzuata göre yeniden düzenlemek ve ilgili Kurum ve Kuruluşlara bildirmek,  

geri