İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü
1) Gelen ve giden evrakların elektronik ortamda (EBYS) kayıt altına almak, Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak görev alanına giren yazıların elektronik ortamda (EBYS) yazılmasını, kurum içi ve dışı yazışmaların yapılmasını, gelen ve giden yazıların kayıtlarının tutulmasını, giden evrak suretlerinin dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
2) Genelge, tebliğ ve duyuruların Başkanlığa bağlı müdürlük personeline bildirme ve koordinasyonu sağlamak.
3) Başkanlık birimleri ile koordinasyon sağlayarak, Başkanlığın bütçe tekliflerinin hazırlanmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
4) Başkanlık birimleri ile koordinasyon sağlayarak, Başkanlığın performans programının hazırlanmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
5) Başkanlık birimleri ile koordinasyon sağlayarak, Başkanlığın aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
6) Ankara Büyükşehir Belediyesi Başkent153 ile Kuruluşumuz birimleri arasında hizmetlerimizle ilgili gelen istek öneri ve şikâyet başvurularının çözümlenmesi hususunda koordinasyonu sağlamak.
7) Vatandaşlar tarafından EGO Otobüslerinde unutulan kayıp eşyaların kayıt altına alınması, depolanması ve duyuru ile ilan etmek, süresinde teslim alınmayan kayıp eşyaların satışı için gerekli iş ve işlemlerini yürütmek.
8) Araç kiralama işlemlerini Ankara Büyükşehir Belediye Meclisi ve EGO İdare Encümeni Kararları doğrultusunda mevzuata uygun olarak yapmak.
9) Taşeron yasası kapsamında geçişleri yapılan ve imzalanan doğrudan hizmet alımı sözleşmeleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
10) Başkanlığımızda çalışan memur, sözleşmeli memur ve doğrudan hizmet alımı sözleşmesi kapsamında çalışan personelin maaşları, Ankara kartlarının ödeneklerine ilişkin iş ve işlemlerini yapmak.
11) Doğrudan Hizmet Alımı Kapsamında çalışan personelin sayısı ve maliyet tutarlarının hazırlanarak İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığına her ay bildirmek.
12) 4734 ve 4735 Sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince satın alma iş ve işlemlerini yapmak.
13) Avans çekme – Avans kapatma işlemlerini yürütmek, proje ve teknik şartname hazırlamak iş ve işlemlerini yapmak.
14) Personelin Yasa, Yönetmelik, Genelge, Tebliğ ve Sözleşmelere uygun olarak kendilerine verilen işleri kusursuz olarak düzenli bir şekilde yürütülmesi, denetlenmesi ve hata oluşmaması için gerekli önlemleri almak.
15) Müdürlük ile ilgili yazışmaları ve dosyalama işlerini yapmak. Yazışma kurallarına ve kurum yönetmeliğine uygun olarak görev alanına giren yazışmaların yapılmasını, gelen ve giden yazıların kayıtlarının tutulmasını, giden evrak suretlerinin dosyalanmasını sağlamak.
16) Müdürlüğü ilgilendiren yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge ve bunlardaki değişikliklerin, duyuruların, Belediye Meclisi ile Kuruluşumuz İdare Encümeni kararlarını ilgili birimlere iletilmesini, saklanmasını, dosyalanmasını sağlamak.
17) Psiko-Teknik değerlendirme testine katılan adayların E-rapor sistemi üzerinden onaylanan rapor sonuçlarını (yeterli, yetersiz) ilgili birimlere EBYS üzerinden bildirimlerini yapmak, Arşivleme işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
18) Kuruluşumuzda çalışan Taşeron ve Doğrudan Hizmet Alımı yolu ile çalıştırılan Yüklenici işçilerin çalışırken veya iş akdi fesh edilen personelin uyuşmazlık için başvurduğu arabuluculuk işlemleri, işten ayrılan personelin alacaklarının hesaplanması ve ödeme emrini hazırlamak ve muhasebe birimine göndermek, kazandıkları davalarla ilgili mahkemenin hükmettiği işçilik alacaklarına ilişkin Sosyal Güvenlik Kurumuna ek aylık prim ve hizmet belgelerinin gönderilmesi iş ve işlemlerini yapmak.
19) Bilişim Sistemleri aracılığıyla yazılı, sözlü, gelen şikayetlerin cevaplandırılmasını, istatistiklerinin tutulmasını ve raporlanmasını yapmak, şikayetlerin ve soruşturmaların azaltılması ve yolcu memnuniyetinin artırılması için önlem almak ve doğru yere yönlendirmek.
20) Birimiyle ilgili İş sağlığı ve güvenliği çalışmaları ve bu konuda yetkili üst birimlerle iş birliği yapmak, önlem almak.
21) Başkanlığa bağlı Şube Müdürlükleri tarafından ihtiyaç duyulan ve talep edilen mal alımı, hizmet alımı, yapım işleri ve danışmanlık hizmet alımlarına ait ilgili birimlerden gönderilen teknik şartname doğrultusunda ihale dokümanlarını 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereği (İdari Şartname, Sözleşme Taslağı, Standart Formlar ve benzeri) piyasa araştırması yaparak yaklaşık maliyeti hazırlamak.
22) İhale onay belgesini düzenleyip ihale yetkilisinin onayına sunmak.
23) Süreci içinde İhale tarihini belirleyerek ilan edilmesini sağlamak.
24) İhale yetkilisince uygun görülen ihale onay belgelerini ve ihale işlem dosyasına ait diğer belgeleri ihale dosyasında muhafaza etmek.
25) İhale mevzuatlarına uygun olarak yapılan ihalelerin ve alımların, İhale Komisyonu Kararları doğrultusunda ihale süreçlerine uygun olarak sözleşme öncesi tüm yazışmalarını ve sözleşmelerini yapmak.
26) Kabulü yapılan mal, hizmet ve yapım işleriyle ilgili faturalara ait ilgili birimlerden gelen evrakların, düzenlediği ödeme emri belgesine ekleyerek muhasebe birimine göndermek.
27) Yapılan sözleşme sonucunda, yüklenici hak edişlerinin düzenlenmesinden sonra ödeme emri belgesini düzenlemek. Banka teminat mektuplarının muhafazası için Muhasebe Birimine gönderilmesi, yapılan her türlü denetimlerde gerekli dosyaları temin edilmesi ve ihale işlem dosyalarını muhafaza etmek.
28) İhale işlem süreci biten dosyaların Arşivleme Yönetmeliğine göre arşivlenmesi ve yasal süresi dolan evrakların imhası için ilgili birime göndermek.
29) Otobüs İşletme Dairesi Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
30) Kuruluşumuzda çalışan Taşeron yüklenici işçilerin çalışırken veya iş akdi fesih edilen personelin uyuşmazlık için başvurduğu arabuluculuk işlemlerinin yürütülmesini yapmak.
31) İşten ayrılan şirket personelinin kıdem tazminatı ile yıllık izin ücretini hesaplamak ve ödeme emrini hazırlamak, muhasebe birimine göndermek.
32) Şirket personelinin kazandıkları davalarla ilgili mahkemenin hükmettiği işçilik alacaklarına ilişkin Sosyal Güvenlik Kurumuna ek aylık prim ve hizmet belgelerinin gönderilmesi işlemlerini yapmak, yasal kesintilerin ilgili kurumlara ödenmesi için muhasebe birimine bildirmek.
33) Çeşitli alacaklar için Kuruluşumuza gönderilen ihbarnameleri ilgili şirkete bildirmek.
34) Dava açan şirket personeli ile ilgili Hukuk Müşavirliği tarafından istenilen bilgi ve belgeleri göndermek.
35) Dava açan personel ile ilgili Başkanlığımıza gönderilen bilirkişi raporlarıyla ilgili itiraz edilecek hususlar belirlenerek Başkanlığımız görüşünü Hukuk Müşavirliğine bildirmek.
36) Taşeron yüklenici işçilerin kazandıkları davalara ilişkin Kuruluşumuz tarafından ödenen tutarların (icra ödemesi, harç ödemesi, mahkeme masrafı, yasal kesintiler vb.) rücu iş ve işlemlerini yapmak.
37) Otobüs İşletme Dairesi Başkanı tarafından verilen diğer işleri yapmak.
